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    Giengen an der Brenz / Starnberg

    So treten Führungskräfte auch in Videokonferenzen überzeugend auf

    Tipps fürs Videomeeting       -  Körperhaltung, Umgebung, Teilnehmerzahl, Internetverbindung: Auch bei Videokonferenzen gibt es einiges zu beachten damit sie gut funktionieren.
    Körperhaltung, Umgebung, Teilnehmerzahl, Internetverbindung: Auch bei Videokonferenzen gibt es einiges zu beachten damit sie gut funktionieren. Foto: Rainer Berg/Westend61/dpa-tmn

    Nachdem für viele Unternehmen in Corona-Zeiten Homeoffice angesagt ist, können Meetings nicht wie gewohnt stattfinden. Dann steigen Teams gerne auf virtuelle Konferenzen per Video um. Das läuft nicht immer ruckelfrei. Experten geben Tipps für reibungslose Besprechungen.

    - Technik prüfen und testen: Es muss nicht immer gleich eine Videoschalte sein. Manchmal sind Telefonkonferenzen die bessere Alternative, erklärt Effizienzexperte Jürgen Kurz. Das sei insbesondere dann zu empfehlen, wenn die Datennetze nicht stabil sind, nur wenige Teilnehmer dabei sind oder es nicht um Unterlagen geht, die man gemeinsam besprechen muss.

    Außerdem sollte man die Funktionen, die ein Online-Meeting-Raum bietet, immer zunächst spielerisch testen, empfiehlt Mediencoach Sabine Appelhagen. Wer ist wann zu sehen? Wie funktioniert der Chat, und wie schaltet man von der Präsentation zurück in den Videomodus? „Nichts ist nerviger, als wenn die Technik hakt.”

    - An Gesprächsregeln halten: Klingt banal, wichtigstes Gebot ist aber, dass Personen, die nur mithören, sich stumm schalten - so vermeidet man Chaos und unschöne Rückkopplungen.

    „Bei virtuellen Meetings geht immer ein Teil der nonverbalen Kommunikation verloren”, so Kurz. Die Teilnehmenden brauchen deshalb mehr Zeit als üblich, um zu antworten, nachdem etwas gesagt wurde. Außerdem sollten sich alle bemühen, deutlich und langsam zu sprechen. Der Konferenzleiter fragt am besten öfter mal nach, ob alles richtig verstanden wurde - und die Teilnehmenden geben Rückmeldung.

    Sabine Appelhagen rät zu klaren Vorgaben, wie Teilnehmende sich zu Wort melden oder Fragen stellen. Etwa, indem sie sich über die Chatfunktion melden oder ein vereinbartes Zeichen geben, zum Beispiel eine bunte Karte in den Bildschirm halten.

    - Aufmerksamkeit hoch halten: Verbeißen sich zwei Teilnehmer in einen Nebenaspekt, sollte man sie bitten, den Punkt später nach dem Meeting zu klären, so Kurz. Außerdem gilt: „Andere Teilnehmer immer mit Namen ansprechen”, so bleiben alle besser bei der Sache.

    Wer ein virtuelles Meeting leitet, sollte die Teilnehmenden ohnehin alle fünf bis zehn Minuten aktivieren, rät Appelhagen. Sie schlägt vor, dazu die technischen Möglichkeiten zu nutzen, etwa Stimmungsabfragen, Online-Abstimmungen und Feedbackfunktionen.

    Und: Alles, was Gesprächspartner im Hintergrund des Videobilds entdecken können, lädt zur Ablenkung ein, erklärt Appelhagen. „Das lässt die Gedanken auf die Reise gehen, und die Konzentration ist dahin.” Ihr Tipp: Für einen angenehmen und professionellen Hintergrund sorgen, der klar und aufgeräumt wirkt. 

    - Auf die Länge achten: Auch bei Videokonferenzen gilt: Weniger ist mehr. Daher sollten die Meetings möglichst kurz sein, und maximal 60 bis 90 Minuten dauern, empfiehlt Kurz.

    - Teilnehmerzahl begrenzen: Ein Videomeeting ist einfacher, wenn eher weniger Personen mit dabei sind. Kurz gibt als Faustregel maximal acht Personen an. „Zu viele Leute, die zu wenig beizutragen haben, machen einerseits die Verbindung langsam und führen andererseits dazu, dass im Zweifel zu viele Menschen durcheinander reden”, warnt auch Andreas Weck vom Digitalmagazin „t3n”. Deshalb sollten nur die dabei sein, die wirklich etwas Essenzielles beizutragen haben. 

    - Körperhaltung: „Häufig hängen die Menschen leicht vornübergebeugt vor ihren Monitoren”, hat Appelhagen festgestellt. Wer etwa als Führungskraft überzeugen will, sollte das vermeiden. Wenn möglich positioniert man den Monitor mit der Kamera auf Augenhöhe, damit der Blick klar und geradeaus gerichtet ist. „Im Zweifel ein paar Bücherstapel darunter schieben”, rät die Mediencoachin.

    Viele machten den Fehler, sich selbst oder den Gesprächspartner auf dem Monitor anzusehen. „Das wirkt sehr seltsam auf Ihr Gegenüber”, erklärt Appelhagen. Deshalb sollte man sich dazu disziplinieren, dauerhaft in das kleine Kamera-Loch zu schauen, „auch wenn da gar nichts für Sie zu sehen ist”. Für klare und zielgerichtete Kommunikation sei dieser Blickkontakt unabdingbar.

    - Infos festhalten: „Das A und O ist ein Protokoll”, erklärt Andreas Weck. Ein Teilnehmer sollte zumindest in Stichpunkten mitschreiben, was besprochen wird. Wichtig sei auch festzuhalten, wer welche Infos mitgeteilt hat und was für ein To-do sich daraus ergeben hat. Und: „Meetings, die ein sehr sensibles Thema behandeln oder an dem Konfliktparteien teilnehmen, sollten am besten komplett aufgezeichnet werden”, so Weck.

    - Schlechte Verbindung? „Hier hilft eines schon echt zuverlässig”, rät Weck: vom drahtlosen Internet auf kabelgebundenes Internet wechseln. Die Teilnehmenden können aber auch erstmal versuchen, die Bandbreite zu verringern. „Also vor dem Meeting mal schauen, welche Seiten derzeit im Browser geöffnet sind und sich fragen, ob sie nicht geschlossen werden können.” Und: Am besten sollte die Anzahl der mit dem Internet verbundenen Geräte reduziert werden. „Im Homeoffice könnte das der laufende Fernseher oder die Musikbox sein, über die gerade parallel gestreamt wird.”

    von Amelie Breitenhuber, dpa